Кейс

Как международная школа в Лиссабоне получила финансовую инфраструктуру, которая работает без CFO

Частная международная школа Clarity выросла из небольшого помещения в многопрофильный бизнес и привлекла инвестиции на строительство нового здания. Прежний учёт в разрозненных таблицах перестал работать. Я спроектировал финансовую инфраструктуру с нуля: система статей, формы отчёта, реестры по счетам, автоматическая аналитика.

Образование Лиссабон, Португалия Fractional Finance Partner 4 месяца

Контекст

С чем пришёл клиент

Clarity International School — частная международная школа в Лиссабоне. Два проекта: действующий образовательный центр и строительство нового здания. Несколько юрлиц и счетов, четыре продукта: школа, субботняя школа, лагеря, внеклассные занятия.

С привлечением инвесторов и началом стройки старая система учёта перестала работать. Всё держалось на основателе, данные лежали в разрозненных таблицах, аналитики не было. Закрытие месяца занимало дни ручного сведения. Инвесторам нужна была прозрачная отчётность, а построить её было не из чего.

Процесс

Что было сделано

Четыре последовательных этапа: от проектирования архитектуры до передачи системы команде.

Проектирование архитектуры учёта и аналитической детализации

По проектам: образовательный центр (текущий) vs новая школа (стройка) — инвестиционный модуль изолирован от операционки По продуктам: школа, субботняя школа, лагеря, внеклассные — видна экономика каждого продукта По счетам и юрлицам: мульти-сущностная структура с чётким разделением ответственности

Стандартизация ввода данных и распределение ответственности

Фиксированный справочник статей — никаких произвольных описаний Стандартизированные формы ввода для каждого типа операций Реестры разделены по счетам, у каждого — назначенный ответственный Встроенная сверка остатков для раннего выявления ошибок

Автоматическая аналитика и отчётность

P&L и CashFlow генерируются автоматически из первичных реестров Аналитическая записка — ключевой артефакт: графики, диаграммы, таблицы, сравнения периодов формируются автоматически; менеджеру остаётся добавить выводы и пояснения

Документирование и передача

Документ учётной политики Видеоинструкции (скринкасты) Регламенты: кто вносит что, когда; процедура закрытия периода

Результаты

Что изменилось

После 4 месяцев работы проект передан команде клиента. Система работает автономно.

ПроцессДоПосле

Структура учётаРазрозненные таблицыАрхитектура с детализацией по проектам, продуктам, счетам

Ввод данныхПроизвольные формулировки, всё на основателеФиксированные формы, реестры по счетам, распределённая ответственность

КонтролиОтсутствовалиПроверки остатков, сверка счетов

АналитикаНа ощущениях, без визуализацииАвтоматические графики, таблицы, сравнения периодов

Аналитическая запискаНе существовалаГенерируется автоматически, менеджер добавляет выводы

Учёт проектовСтройка и операционка в одном котлеРаздельно: образовательный центр / новая школа

Учёт продуктовБез разбивкиКаждый продукт виден: школа, лагеря, внеклассные

ДокументацияОтсутствовалаУчётная политика, видеоинструкции, регламенты

Зависимость от экспертаНужны внешние консультантыКоманда ведёт систему самостоятельно

Выводы

Три главных принципа из проекта

Учёт — это инфраструктура, а не отчёт

Построить систему, которая автоматически генерирует аналитику из правильно структурированных первичных данных — это архитектурная задача. Не задача бухгалтера.

Инвестиционные проекты — отдельный периметр

Когда стройка живёт в «общем котле» с операционкой, через месяц уже никто не знает, чьи это деньги. Разделение нужно с первого дня.

Автоматизация начинается на входе

Качество данных определяется тем, как данные попадают в систему, а не формулами в отчёте. Фиксированные формы, справочники, разделение ответственности — это 70% работы.

«Раньше закрытие месяца означало для меня дни ручного сведения таблиц. С приходом инвесторов и началом стройки старый подход окончательно перестал работать. Клим спроектировал нам архитектуру учёта: реестры разделены по счетам, у каждого есть ответственный, формы стандартизированы. Аналитическая записка формируется автоматически — мне остаётся только зафиксировать выводы. Мы получили прозрачные цифры для инвесторов и отделили бюджет стройки от школьной операционки. Главное — система работает без внешнего эксперта.»

Александр, сооснователь Clarity International School