Кейс

Как международная школа в Лиссабоне получила финансовую инфраструктуру, которая работает без финансового директора

Частная международная школа Clarity выросла из небольшого помещения в многопрофильный бизнес и привлекла инвестиции на строительство нового здания. Прежний учёт в разрозненных таблицах перестал работать. Я спроектировал финансовую инфраструктуру с нуля: система статей, формы отчётов, реестры по счетам и аналитика, которая собирается из реестров сама.

Образование Лиссабон, Португалия Финансовый партнёр 4 месяца

Контекст

С чем пришёл клиент

Clarity International School — частная международная школа в Лиссабоне. Два проекта: действующий образовательный центр и строительство нового здания. Несколько юридических лиц и счетов, четыре продукта: школа, субботняя школа, лагеря, внеклассные занятия.

С привлечением инвесторов и началом стройки старая система учёта перестала работать. Всё держалось на основателе, данные лежали в разрозненных таблицах, аналитики не было. Закрытие месяца занимало дни ручного сведения. Инвесторам нужна была прозрачная отчётность, а построить её было не из чего.

Процесс

Что было сделано

Четыре последовательных этапа: от проектирования архитектуры до передачи системы команде.

Проектирование архитектуры учёта и аналитической детализации

По проектам: действующий образовательный центр и новая школа (стройка) — инвестиционный проект учитывается отдельно от текущей деятельности По продуктам: школа, субботняя школа, лагеря, внеклассные занятия — видна экономика каждого продукта По счетам и юрлицам: структура из нескольких юридических лиц с чётким разделением ответственности

Стандартизация ввода данных и распределение ответственности

Фиксированный справочник статей — никаких произвольных описаний Стандартизированные формы ввода для каждого типа операций Реестры разделены по счетам, у каждого — назначенный ответственный Встроенная сверка остатков для раннего выявления ошибок

Аналитика и отчётность из реестров

Отчёт о прибылях и убытках и движение денег собираются сами из первичных реестров Аналитическая записка — главный результат: графики, диаграммы, таблицы, сравнения периодов собираются сами; менеджеру остаётся добавить выводы и пояснения

Документирование и передача

Документ учётной политики Видеоинструкции с записью экрана Регламенты: кто, что и когда вносит; порядок закрытия периода

Результаты

Что изменилось

После четырёх месяцев работы система передана команде клиента и работает без внешней поддержки.

ПроцессДоПосле

Структура учётаРазрозненные таблицыАрхитектура с детализацией по проектам, продуктам, счетам

Ввод данныхПроизвольные формулировки, всё на основателеФиксированные формы, реестры по счетам, распределённая ответственность

КонтрольОтсутствовалПроверки остатков, сверка счетов

АналитикаПо ощущениям, без графиковГрафики, таблицы, сравнения периодов — из системы

Аналитическая запискаНе существовалаСобирается из системы, менеджер добавляет выводы

Учёт проектовСтройка и текущая деятельность в одном котлеРаздельно: образовательный центр и новая школа

Учёт продуктовБез разбивкиКаждый продукт виден: школа, лагеря, внеклассные занятия

ДокументацияОтсутствовалаУчётная политика, видеоинструкции, регламенты

Зависимость от экспертаНужны внешние консультантыКоманда ведёт систему самостоятельно

Выводы

Три главных принципа из проекта

Учёт — это инфраструктура, а не отчёт

Построить систему, которая сама собирает аналитику из правильно структурированных первичных данных, — это архитектурная задача, а не задача бухгалтера.

Инвестиционные проекты — отдельный периметр

Когда стройка живёт в «общем котле» с текущей деятельностью, через месяц уже никто не знает, чьи это деньги. Разделение нужно с первого дня.

Порядок в данных начинается на входе

Качество данных определяется тем, как данные попадают в систему, а не формулами в отчёте. Фиксированные формы, справочники, разделение ответственности — это бóльшая часть работы.

«Раньше закрытие месяца означало для меня дни ручного сведения таблиц. С приходом инвесторов и началом стройки старый подход окончательно перестал работать. Клим спроектировал нам архитектуру учёта: реестры разделены по счетам, у каждого есть ответственный, формы стандартизированы. Аналитическая записка формируется автоматически — мне остаётся только зафиксировать выводы. Мы получили прозрачные цифры для инвесторов и отделили бюджет стройки от школьной операционки. Главное — система работает без внешнего эксперта.»

Александр, сооснователь Clarity International School