Кейс
Салон красоты Pause ежемесячно платил внешнему финансисту за сбор и подготовку отчётности. Клиента устраивали сроки, но от регулярных затрат на самую объёмную часть работы — ручной сбор и сведение данных — можно было избавиться. Я выстроил систему, которая сама забирает данные из CRM (Altegio) и реестра движения денежных средств (ДДС), а затем собирает отчёты. Теперь отчёты формируются меньше чем за минуту.
Контекст задачи
Pause использовал Altegio как единую систему для бронирований, учёта посещений и аналитики услуг, а также вёл отдельный файл ДДС в Google Sheets для кассовых и банковских операций. Из этих двух источников внешний финансист вручную собирал данные в отчёты по установленной форме — P&L, ДДС и баланс — и раз в месяц присылал готовую отчётность. Даша, владелица салона, хотела сократить расходы и зависимость от стороннего подрядчика, но не потерять понимание, которое давала отчётность.
Ниша
Салон красоты, Лиссабон
Системы учёта
Altegio (CRM), Excel (историческая отчётность), Google Sheets (ДДС)
Задача
Избавиться от ручного сбора данных
Подход
Нельзя просто написать код для выгрузки цифр, не понимая финансовой логики бизнеса. Сначала я до конца разобрал существующую логику (принципы, формулы, источники), подтвердил её вместе с клиентом и внешним финансистом и только потом начал строить систему. Ключевое ограничение: не переписывать отчётность с нуля, а убрать ручную работу там, где отчётность реально используется.
Стандартный доступ к данным Altegio отдавал только ~40% нужной для отчётности информации. Сначала система забирала доступные данные, а для недостающих давала прямые ссылки на нужные отчёты с настроенными фильтрами. Следующим шагом ручных действий не осталось совсем. Попутно исправили давнюю ошибку: выручка искажалась из-за сложной логики учёта скидок и баллов.
Данные ДДС (кассовые и банковские операции) вёл администратор в отдельной таблице Google Sheets, откуда их нужно было вручную копировать в отчёт при закрытии месяца. Систему подключили напрямую к файлу ДДС: все операции теперь сразу попадают в общую базу данных для отчётности.
Сырые данные из CRM и ДДС лежат в базе, но их нужно свести в стандартные финансовые формы — P&L и отчёт о движении денег — с правильной привязкой статей. Все загруженные данные собираются строго по той логике, которую утвердили на этапе аудита. Финальная отчётность собирается без ручной работы.
Новой системе не доверяют, пока не доказана её абсолютная точность. Провели сверку данных за два прошлых месяца, сравнив старые ручные отчёты с результатами работы системы. Убедившись в точности, встроили сверку в саму систему: теперь она перекрёстно проверяет источники и сообщает о расхождениях до того, как они попадут в отчёт.
Архитектура решения
Результат
Выводы
01
Выстраивать сбор стоит только для тех форм и метрик, по которым принимаются решения. Всё остальное — шум, который усложняет систему без пользы.
02
Дешевле один раз выстроить систему, чем каждый месяц платить за то, что кто-то переносит цифры из одного места в другое.
03
Когда правила учёта зафиксированы, последующие доработки обходятся в разы дешевле. Документация экономит деньги.
«Клим, это волшебство какое-то. Раньше я боялась спросить, что там сейчас с деньгами, — ответ приходил только через месяц. Теперь я не завишу от привлечённого специалиста — цифры собираются и складываются в отчёт сами.»
Аудит и внедрение заняли чуть больше месяца, после чего проект перешёл в формат постоянного партнёрства. План развития разбит на задачи с фиксированным объёмом: клиент сам решает, что делать дальше.
Единая учётная политика — единая структура статей и один источник данных вместо ручных сверок
Аналитическая отчётность — загрузка кабинетов и мастеров, маржинальность услуг, экономика в расчёте на клиента
ДДС без ручного ввода — прямой импорт банковских выписок, контроль остатков, привязка транзакций к статьям без ручной разноски
Напишите в Telegram: коротко расскажите о бизнесе и о том, что хотите решить. Первый звонок бесплатный.
Написать в Telegram